审核的记录包括从准备审核到总结性的审核报告及措施表。
存档的方式在质量体系中有要求。
审核报告包括下列项目:
— 过程负责人/参加审核人员
— 过程描述(范围),例如:设备、工艺、产品/服务
— 审核的原因
— 结果描述(产品生产/实施服务符合质量要求的程度)
— 降级标准并说明理由
— 措施表完成期限
— 有时还包括紧急措施并注明(大概)期限和负责人
— 评定标准表(评定既定级)
— 不能评定的审核提问或增加的审核提问项目
— 对每个审核提问项目的说明(没有提问的项目,得分小于10的提问项目,若有必要还有得分为10的提问项目)
— 对发现的缺陷要指出所参照的现行文件(若需要则举例)。
重要的是,在审核报告中只对审核过程中和末次会议上(若报告是在会后撰写的)讨论过的项目进行描述。
对每项缺陷要指出其在审核提问表中的对应点并进行如下描述:
— 问题描述
— 发现的情况(例如:缺陷类型,缺陷地点)。
在审核报告中也可以提及审核中发现的特别好的方面。
提问表是审核报告的一个组成部分(作为附件)。
审核员对所了解到的各种信息要严格保密。
被审核企业有权把审核的结果转交其他的顾客。
在内部确定审核报告及由此汇总成的管理信息(例如:内部/外部过程审核月报或季报)的分发人。
审核文件存档的地点和期限是质量体系的组成部分。