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文件控制(标准章节-4.2.3)------详细内容请参见《文件控制程序》
http://www.iso888.com 2018-3-17 10:24:40
1)文件编写权责:文件经统一策划后,由对文件所涉及的内容及管理要求熟悉的人员编写。文件内容涉及单一部门的由该部门负责编写;涉及多个部门的,由主导部门组织编写,其他相关部门配合。相关的记录表格为特殊文件格式,记录表格的编制与文件编写同步进行。
2)文件审批权责:仅涉及本部门内的文件由部门负责人审批;涉及多部门的文件,由编写部门的负责人组织相关部门人员会审、呈分管领导批准实施;职位手册由人力资源部组织会审、呈分管领导审批;质量手册由管理者代表组织TL9000推行委员会进行会审、呈总经理审批。相关的记录表格由编写部门的负责人审核批准即可生效。
3)文件制作方式:可以是纸质或电子文档,制作时注意不得有错页/漏页。
4)文件编号及版本:各阶文件应按编号原则编号,并标识版本。
5)文件使用:文件使用时应遵循随用随下载的原则,避免下载/复印过多造成修改时现场使用无效版本的情况。
6)文件修改:文件修改依据法规、主管部门行文、质量管理标准、改版需要等。文件修改时应按文件编写、审批、制作、发放环节执行。修改后的文件应做好换版标识。表格为特殊文件,修改即换版。
7)文件废止:作废的质量管理体系文件应进行回收,除需作资料保留(列入专档)的文件之外,应销毁并记录。需保留的作废文件应予以标识以避免误用。
 
2、记录控制(标准章节-4.2.4)----详细内容请参见《记录控制程序》
1)表单使用:表格使用时应注意使用最新的有效版本,有固定格式的记录表格应按格式填写。记录表格由使用者在实际工作过程中填写,记录必须反映真实情况,要求记录的内容清晰,不随意涂改。如有笔误可作划改,并注明修改人姓名。
2)表单修改:表格的修改程序同文件修改程序,见《文件控制程序》。表格为特殊文件,修改即换版
3)记录归档:各种记录的归档由记录清单上规定的部门负责。在归档移交时,接收者应进行清点、验收,发生缺、漏、破损者可拒收或注明,并做好归档记录。
4)记录的保存期限:一般分为一年、三年、长期和永久。一般的记录保存一年以上;重要的记录保存三年以上;非常重要的记录给予长期或永久保存;法律法规有要求或上级有关规定需要长期或永久保存的记录给予长期或永久保存。各类具体记录的保存要求见《档案管理实施办法(试行)》相关明确规定。
5)记录防护:需要长期或永久保存的记录应在适当的条件下保存,保存条件防潮、温度适宜、防虫鼠、防火、防盗。磁记录还应有防高温、防磁等条件。电子形式的记录各部门注意防病毒、数据备份。综合部进行日常的抽查监督。
6)记录销毁:超过规定保存期限的纸质记录由相关领导审批后销毁并记录。电子文档形式的记录可直接删除或覆盖。
 
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