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如何认识和处理14001标准中“相关方”概念
http://www.iso888.com 2016-8-21 21:05:16
14000标准给各类组织提供了一整套标准化的管理工具,组织通过建立和实施适用的环境管理体系,使组织环境行为能持续地满足各相关方在环境保护方面的要求。本文简要介绍了14001标准中“相关方”概念及其作用,并通过一些实例阐述了一个组织如何去满足相关方的要求以及如何对有关相关方施加影响和控制。   对“相关方(Interested Party)”14001标准的定义是:“关注组织的环境行为或受其环境行为影响的个人或团体。”按此定义,组织的相关方一般包括:立法、司法机关、社区居民、供方、合同方或承包方、客户或消费者、股东或投资者、媒体、组织内部员工等。其中“员工”因为国际上通常将他们所受本组织污染的伤害纳入职业安全健康范畴,14001标准也“不包含与之有关的要求”,“但它并不刻意限制一个组织将这方面要求纳入整个管理体系,尽管/注册过程仅适用于环境管理体系方面的内容”,因而本文不涉及员工利益方面的事项。此外,有关遵守法律法规的事项,14001标准通篇涉及,本文在此不再赘述。   

  一、标准要求中的4.2环境方针条款:组织应确保环境方针(f)“可为公众所获取”   组织的环境方针应当是公开的,任何公众或相关方只要向组织索取,组织应无条件提供环境方针的文本或其复制件。目前大多数公司的做法是:一方面在环境方针中或在有关环境方针的体系文件中承诺环境方针的可公开获取性,另一方面还主动地通过电子或书面媒体或宣传板展示环境方针。一些组织在向相关方提出环境保护要求时,随函附上环境方针。   此外,由于环境方针是组织全部环境行为的意图和原则的陈述,是组织的行为和环境目标指标的框架,大多数组织在环境方针中都包含了处理“相关方”概念的一些原则,如“共享环境方面的经验”,“鼓励供方和合同方使用环境管理体系”,“相关方参预并与他们进行信息交流”,“促进环保立法”,“与对环境友善的组织建立长期商务联系”等。组织一旦在环境方针中有所承诺,则在体系其它相关要素中应对实现上述承诺有进一步具体的规定,并执行这些规定。   国际上许多机构包括政府、企业协会,民间团体都制定了一些环境保护指导原则,一些组织的上级或母公司也有环境方针。组织在制定环境方针时应参考或必须考虑这些原则或方针。 

  二、4.3.1环境因素条款要求:“组织应确定其活动、产品或服务中它能控制或可望对其施加影响的环境因素”并“判定重要环境因素”。   组织在充分识别和评价组织行政、区域管辖范围内有关产品、活动或服务中的环境因素的同时,应识别和评价组织使用的产品或服务中的环境因素。作为重要环境因素的评价因子,除考虑环境因素之外,还应从经营的角度还应考虑相关方关注程度以及组织公众形象等方面。   这样认识和处理是非常必要的。其一,组织本身的活动、产品、服务可能给相关方带去许多重要环境因素;其二,组织使用的产品和服务也可以给组织或转移给相关方许多重要环境因素;其三,环境问题具备全球或区域特性,只有全方位考虑才能避免、减少和控制环境风险和污染的转嫁。例如:产品一旦进入销售商和消费者手中,汽车尾气排放、售后维修服务、、燃油消耗、汽车报废等都会给环境带来较大影响。在汽车生产过程中,组织将涉及采购供方或承包方提供的大量产品或服务,如委托进行废弃物处理、化学品运输和仓储、厂房及工程建设;采购发动机电喷系统、空调系统及其他零部件等,其中也有许多重大环境影响方面。这些与相关方有关的重要环境因素中,部分是组织自身力量可以控制的,部分是可以通过商务往来施加影响的。   至于组织使用的产品其生产过程中的环境因素是否必须识别和评价本标准未做明确要求,组织可自行决定如何对待。 

  三、4.3.3 目标 指标条款要求:“组织在建立与评审目标时,应考虑法律及其他要求以及各相关方的观点。”   组织在建立和评审环境目标指标时,除应考虑重要环境因素、环境方针承诺、技术可选项、组织运营及财务条件外,还应考虑法律法规的要求及相关方的观点。境内许多企业在前或多或少存在违法或超标现象,组织应考虑优先改进这方面的问题。另外,许多情况下,相关方的观点和要求是严于法律要求或法律未明显涉及的。出于商业方面的市场压力和组织良好的公众形象考虑,组织应尽可能地满足相关方的要求,制定和实现依据相关方意见而形成的改善环境行为的目标、指标。   河南新飞公司由于考虑到中国消费者对CFC FREE 电冰箱的要求,制定并快速实现了“全无氟”生产工艺和能力,公司因此也急速提升了市场份额。大连佳能公司、常熟夏普公司为顺应美国市场对“白色”包装物的限制,实施了用废纸材质的缓冲包装填料替代泡沫塑料的目标和方案。   四、4.4.3 信息交流条款要求:组织的信息交流程序“用于有关环境因素和环境管理体系”;b) “与外部相关方联络的接收、文件形成和答复;组织应考虑对涉及重要环境因素的外部联络的处理,并记录其决定。”   组织的环境行为影响到相关方,或受相关方关注,或与相关方有联系;另一方面,相关方的环境行为也影响到组织的环境行为。为使有关重要环境因素得到有效控制和管理,为使环境管理体系得到有效运行,应就有关信息与相关方进行沟通。组织应定期与政府机关及其他机构联系,查询并获取法律法规和要求的更新信息。组织应向顾客和用户宣传环保产品信息和有益于环境的消费方式和方法。在发生紧急状态时,组织应及时与环保局、消防队及社区居民进行联系,以便及时响应,避免、减少和控制环境影响和损失。组织应妥善处理相关方的环境投诉和抱怨,尽管这些要求可能是严于有关法律和标准的。组织应服从执法机构的管制,及时汇报组织的环境信息以及有关变化因素。组织应按上级机关或投资方或股东的要求通报环保方面的有关报告和信息,等等。   大亚湾核电站设有公共关系中心,专职处理公众关注事项,仅1997年就接待了海内外13726人次的来访,发放了大量的核安全宣传材料。新飞公司在CI(企业形象)策划中将环保形象作为企业主体形象进行了广泛地广告宣传。国内许多公司在实施14001体系过程中与当地政府建立了良性关系,主动改进环境行为,政府机关则主动给企业提供帮助并及时为获证企业进行形象宣传。   此外,一些组织通过与立法和执法机构的深入接触和交流,促进了环境立法。大连三洋制冷公司与有关机构合作着手制定吸收式中央空调产品的国家环境标志标准。联合汽车电子有限公司建成投产后广泛地与环保局接触,促进了北京、上海、广州及国家的汽车尾气排放标准的先后出台。该公司还积极与国内汽车生产厂家合作,促进了环保汽车产品的开发和生产。这方面的工作,在发达国家和地区是相当普遍的,如美国AT&T公司明确承诺要支持环境立法,在中国,随着国民环境意识的增强和市场经济的发展,这种现象将会越来越多地为国人所知。 

  五、4.4.6运行控制条款c)要求: “对于组织使用的产品和服务中可确定的重要环境因素,应建立并保持一套管理程序,并将有关要求和程序通报供方和承包方”   一个组织的运行往往涉及大量的与相关方关联的活动,如上文所述,在这些活动中含有对环境具有重大影响的因素。识别和评价这些重要环境因素,对其施加必要的影响并加以控制是14001标准的核心特点之一,即通过市场与商业联系的力量促使各国和各企业共同努力,整体地改善环境保护工作。将环保条款作为重要的商务考虑,无论在国际贸易还是国内贸易中,已屡见不鲜,即使不实施14001标准也是如此。   针对标准中4.4.6(c) 所要求的环境因素的识别和评价,如果是组织以前持续使用的产品或相对固定的服务,组织可在4.3.1环境因素识别和评价”中一并考虑。此外,组织在运行控制程序当中,必须有一个管理程序。程序应规定在采购新产品或服务时,先对其中具有的环境因素进行识别和评价。如果使用的产品或服务中有重要环境因素,应分别向供方和承包方提出相应的文件化的管理要求,通过合同或协议确认双方责任,并定期检查和评审。当然,对相关方的影响和控制的成败,还取决于组织与他们的商业关联程度,以及他们自身的环境觉悟和市场竞争意识。   大亚湾核电站同其他采用现代运行模式的公司一样,现场有许多工作由承包方完成,如核废物现场管理,后勤服务、维修服务、保卫服务等。该公司的体系要求这些承包方与该公司员工一样严格执行核电站、核安全、核环境的各项规章制度和文件,其中还包括了同样严格的人员资格和培训授权的要求。英国石油公司(BP)在美国阿拉斯加的一家分公司现场有雇员1000名,但在现场为其提供包括钻井服务的承包方的员工共有3000名。BP公司与承包方进行了良好的合作,使他们的工作能按BP体系的要求进行,同此也满足了14001要求。上海大众汽车有限公司计划每年要求几家相关方着手实施14001体系,并要求各相关方提供的产品采取可循环使用的包装材料和方式。   有关供方产品生产过程中的环境因素,14001标准没有明确要求纳入体系管理范围。大部分组织的对策是通过调查供方现场环境行为并宣传环境方针施加一些影响,也有一些大跨国公司采取了比控制更为“严厉”的影响方式。佳能、理光等日本公司已宣布EQCD(环保、质量、成本、交货期)经营思想。IBM总部则于98年4月向全球995家主要供应商和承包商公开发函,告之IBM的环保意图,宣布IBM将与对环境友善的相关方建立长期商务关系,鼓励建立环境管理体系。此外,IBM公司每年对供应商进行第二方现场评审时还考虑环境行为的优劣度。   标准4.4.6运行控制中还包括了与相关方关联的控制要求。如组织的废弃物管理,如果自身不能确保无害化处理,则应交给环保局认可的外部机构进行无害化处置。又如组织必须进行新改扩项目的环境影响评价,必须由具备相应资质的专业机构进行,并最终获得环保局确认,等等。 如果仅从商务关系的法律责任上理解14001标准4.4.6(c)的要求可能造成风险和污染转移,并可能导致违反环保法律,也不符合14001要求。 

  六、 14001标准中有关相关方的其他要素中的相关要求 4.3.2 法律及其他要求:适用于组织的应遵守的法律和其他要求,除包含有关法律、规章、标准外,还应包括相关方特别是投资者、顾客、社区、组织参加的社团和非政府组织的有关要求。 4.4.1组织机构和职责:组织可在自己的手册中规定那些长期为其服务或提供产品的相关方的职责,以及明确对相关方管理的部门职责 4.4.2 培训 意识和能力:为保证自身的环境行为,组织可要求相关方对其顾客实施所要求的培训,以使他们具备必要的技能和意识,必要时由组织亲自实施培训、考核和资格认定。 4.4.5文件控制: 要使相关方遵守组织的体系规定,必要时组织应将本公司的有关体系文件发给相关方,并实施有效性管理。 4.4.7应急准备与响应: 组织应在体系文件中规定紧急状况下与有关相关方的联系和合作事项。可行时,组织应与相关方共同策划和实施应急程序的有效性演习。这方面,大亚湾核电站有着非常丰富的实践经验。 4.5.1 监测与测量和4.5.2不符合纠正及预防措施:既然与相关方关联的重要环境因素得到确认,并有改进计划或运行控制,就必须进行必要的日常监督检查,对现场承包方是否遵守了法律法规也应同内部情况一道进行定期评审。发现不符合同样应要求采取纠正和预防措施,必要时应中断合同,以确保他们适合组织的体系要求和组织遵守法律的整体承诺。 4.5.3记录:组织应对处理相关方事务的记录进行管理。此类记录是验证组织的体系是否有效运行,是非遵守法律的见证材料。 4.5.4环境管理体系审核:如相关方要求,组织可接受相关方实施或委托实施的第二方审核,以及委托第三方实施的审核。 4.6 管理评审:正确有效地处理相关方事务是14001体系的重要方面,管理评审时应对此给予关注。相关方提出的新的或特殊要求是构成体系持续改进的重要输入条件之一;

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