一、目的:为加强文件与资料之有效管制, 使文件处理往来迅速、准确、保密、及时、方便地为公司的生产经营服务。
二、范围:与公司质量与环境系统有关之文件、资料均属之。
三、权责:
3.1.总经理/管理者代表 : 核准一、二阶文件。
3.2.各部门经理 : 核准三、四阶文件。
3.3.SO文件管制中心（简称文管）：
3.3.1. 直接管制一、二阶文件及四阶文件中的窗体，间接管制三阶文件（窗体除外）。
3.4.各部文员 :
3.4.1.直接管制相关三、四阶文件(窗体除外)
四、作业内容:
4.1.文件管制机构:
本公司设立文件管制中心(简称文管中心) ,文管中心对一至二级文件及四级文件中的表单实行直接管制, 对三、四文件实行间接管制。各部文员对三、四级文件(表单除外)实行直接管制。
4.2.文件编码:
一、二、三级文件之制订、修订均需由拟案单位依文件编码系统编号管理, 图纸/检验规范见<<技术资料管理办法>>
4.2.1文件和资料的编号.
4.2.1.1.管理手册.
ZJ - QM /EM - □□
编号
管理手册
公司代码
注：QM为质量文件、EM为环境文件
4.2.1.2.外来文件.
ZJ - OD/ED □□
编号
质量/环境程序外来文件代码
公司代码
4.2.1.3.程序文件
ZJ - QP/EP □□
序号
质量/环境程序文件代码
公司代码
4.2.1.4.工作说明/检验规程/管理办法
ZJ -WI/EI - □ - □□
文件序号
部门代码
部门质量/环境管理档代码
公司代码
4.2.1.5.记录
ZJ - QR/ER -□ -□□ -□
记录版本
流水号
部门代码
质量/环境记录代码
公司代码
部门代码：文管-0 管理-1 业务-2 品保-3 制造-4 资材-5
工程-6 采购-7 模设-8 总经理室-9
4.3.文件版本控制。
文件的版本以A0、B0、…来标示，表单的版本以A、B、C、D…来标示. 技术资料的版本以A1、B1、C1 …来标示。
4.4.文件分为受控文件和非受控文件，受控文件加盖红色“文管中心发行章” ，并注发放编号.对与参考性文件加盖“仅供参考”章.
4.5.文件制订、修订、废止作业:
4.5.1.视业务需要及组织任务需制订、修订、废止一、二阶文件时，由提案人填妥「文件制订(修订、废止)申请单」，经提案部门主管核准后, 交管理代表审查并指定 专人以各类文件之标准格式拟案, 拟案毕, 征求相关部门意见填写“文件会审表”(修订、废止时, 须征求原版审查部门意见)。达成统一后正式核准颁发，若意见无法达成一致，则呈管理代表裁决。
4.5.2.三级文件之制订、修订、废止由提案人提出申请经提案部门主管核准后交由制订部门审查、核准执行(修订、废止时，须征求原版审查部门意见)，同时知会相关部门。
4.5.3.程序文件若因换版或公司组织结构大变动, 需全面调整修订时, 可不写 “文件制订(修订、废止)申请单”, 直接由管理代表主导修订即可。
4.6.文件分发、回收作业:
4.6.1.经颁布发行之文件,得由文管中心列表管理。并依所拟之分发单位及数量影印适当份数, 加盖文管章后发行, 并请收文单位在 "文件发放/回收登记表"上签字。
4.6.2.修订之旧版文件及废止文件时，由文管中心，依"文件发放/回收登记表"回收旧版、废止之文件。回收时,应注意数量及内容之完整性，并记录于"文件发放/回收登记表"上。
4.7.文件保存、销毁作业:
4.7.1.各文件类别之保管:
经颁布发行之文件由文管中心列表管制。
4.7.2.文件之保存作业:
4.7.2.1.凡受分发之文件及各单位质量记录之传送均需列入管制(文件属会签、传阅者不在此限)。
4.7.2.2.各单位不得保存旧版之文件，但文件管制中心 (一至二阶及四阶文件中的窗体)或各部门文员(三至四阶 注:不含窗体)则需对历次版本变更之原案与有效文件分开保存，并加盖"作废章"字样之图章。
4.7.2.3.各类质量文件之保存期限, 如未特殊规定之一般记录报表至少保存三年,有特殊情况者则另订之。
4.7.3.文件销毁作业:
4.7.3.1. 各单位回收之旧版文件，交由文管中心予以销毁，记录于<<作废文件销毁记录>>。
4.7.3.2. 逾保存期限之文件及记录, 由保管单位自行销毁。
4.8.文件之档案管理
4.8.1.现场使用之文件须置于作业场所。
4.8.2.各课文员须于每一档案内应建立目录(含文件名称、编号、版次及入档日期)以利迅速寻找、取用、核对。
4.8.3.每年文管中心公布其发行所有文件《受控文件清单》, 供各使用单位核对其使用是否为最新资料。
4.8.4.如是管制文件发现有缺页、破损、字迹模糊,应到文件管理部门办理更换手续，交回破文件，领取新文件，新文件的发放编号仍沿用原来的发放编号，文件管理员应按规定将破坏文件销废，防止混用。
4.8.5.发给供应商或协作厂商用与制造、检验的文件，加盖“文管中心”印章发放，由申请部门在“文件发放/回收登记表”中做好记录，此类文件版本更新时应通知受文单位，原旧版文件不在收回.
4.8.6.文件之借(调)阅规定： 借 (调) 阅者须征得文管中心或各部门主管同意，并记录方可。
4.9.外部文件之管理
4.9.1.外部文件包括客户提供的图纸、及相关的证书等资料。
4.9.2.所有外部文件文管中心统一列管，如若需要, 外部文件可置放于使用单位，但必须由文管中心管制。
4.9.3.为防止使用无效或过期之外部文件, 文管中心应建立外部文件总览表以利于鉴别其最新版次状况。
4.10.暂行文件制作与发行
4.10.1.发行之时机
4.10.1.1.客户暂定之要求
4.10.1.2.因急需而暂时更动标准
4.10.1.3.研发之试作
4.10.2. 发行程序: 依一般文件发行程序处理, 但于文件上需标示或说明临时发行, 待正式图纸下发时予以回收。
4.11.无效或过时之文件, 应及时重新发行或从使用地点移走。
4.12.若需要保存过期文件, 应在其上加盖"作废章"字样之图章, 以防误用。
4.13.文件管制印章之制作、保管、废止作业
4.13.1凡属公司之文件管制印章(简称"文管章")，文管中心均需统一列表管制。(见各部门图章编号一览表)
4.13.2.视文件管制需要须制作"文管章"之单位，经部门主管批准后，附印样向文管中心申请，经审查核准后统一交资材部外发制作。
4.13.3.经入库之"文管章"交文管中心统一编码、登记，发放使用单位保管，使用单位须保证"文管章"之使用安全性。
4.13.4."文管章"废止时，使用单位须申报文管中心，予以注销。原编码不再使用。
五、相关文件／技术资料:
5.1. 《技术资料管理办法》
六、记录:
文件制订（修订、废止）申请单
文件会审表
文件发放/回收登记表
作废文件销毁记录
受控文件清单
各部门图章编号一览表
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